Cómo reclamar una factura impagada: burofax, MASC y monitorio

Para reclamar una factura impagada siendo autónomo o pyme, el camino habitual tiene tres pasos: un requerimiento de pago que deje constancia (burofax con certificación de contenido), un intento de negociación que cumpla los requisitos de los MASC exigidos desde abril de 2025 y, si el cliente sigue sin pagar, un proceso monitorio ante el tribunal de su domicilio. El monitorio no tiene límite de cuantía, la petición puede presentarla usted mismo sin abogado ni procurador y, si la deuda no supera 2.000 euros, tampoco los necesitará aunque el deudor se oponga.

Además, si el cliente es otra empresa o profesional, la ley le permite cobrar intereses de demora bastante altos y una indemnización mínima de 40 euros por costes de cobro. Vamos por partes, porque el orden importa y hay errores que hacen perder meses.

Antes de nada: revise lo que tiene

Un monitorio funciona bien cuando la deuda está clara. Antes de reclamar, en el despacho solemos pedir al cliente que reúna:

• La factura o facturas impagadas, con fecha de emisión y vencimiento.
• El presupuesto aceptado, pedido, contrato o correo donde el cliente encargó el trabajo.
• Albaranes firmados, actas de entrega o cualquier prueba de que el servicio se prestó o la mercancía se entregó.
• Los correos o mensajes en los que el deudor reconoce la deuda, pide más plazo o pone excusas. Son oro: un «te pago el mes que viene» vale mucho en un juicio.
• Los datos exactos del deudor: nombre o razón social, NIF y domicilio actual.

Si el cliente ha discutido el trabajo (dice que está mal hecho, que no se entregó completo), conviene saberlo desde el principio, porque es muy probable que se oponga al monitorio y el asunto acabe en juicio.

Paso 1: el requerimiento fehaciente de pago

Un correo electrónico recordando la factura está bien como primer aviso, pero no basta para lo que viene después. Lo recomendable es un burofax con certificación de contenido y acuse de recibo, porque acredita qué se envió, cuándo y si se recibió.

El requerimiento sirve para varias cosas:

• Deja constancia de la reclamación e interrumpe la prescripción (artículo 1973 del Código Civil).
• Da al deudor una última oportunidad que, en la práctica, funciona en bastantes casos.
• Si se redacta bien, puede servir a la vez como propuesta de negociación a efectos de los MASC, que es lo que veremos ahora.

Envíelo al domicilio que figure en el contrato o en la factura. Uno de los motivos de rechazo más habituales es que el burofax se mandó a una dirección distinta de la que consta en la documentación y no hay forma de probar que llegó.

Paso 2: los MASC desde 2025 y cómo afectan al cobro

La Ley Orgánica 1/2025, de medidas en materia de eficiencia del Servicio Público de Justicia, exige desde el 3 de abril de 2025 que, antes de presentar la mayoría de demandas civiles, se haya intentado resolver el conflicto mediante un medio adecuado de solución de controversias (MASC). Si no se acredita, la demanda no se admite. Puede consultar el texto en el BOE (Ley Orgánica 1/2025).

¿Se aplica al monitorio? Aquí hay discusión, y conviene decirlo claro. La ley no lo excluye expresamente y la mayoría de juntas de jueces y letrados de la Administración de Justicia han acordado exigir el MASC antes de presentar un monitorio nacional (no el monitorio europeo). Hay criterios distintos sobre si vuelve a exigirse cuando el deudor se opone y el asunto pasa a juicio. Lo prudente, hoy, es cumplir el requisito siempre antes del monitorio.

Los MASC posibles son varios: negociación directa entre las partes o a través de abogados, mediación, conciliación ante notario o letrado, oferta vinculante confidencial o la opinión de un experto independiente. Para reclamar una factura lo más práctico suele ser la negociación con una propuesta concreta.

Lo que nos enseña la práctica de los tribunales en este año y medio:

• Un simple «páguenos» no siempre basta. Varias audiencias han considerado que un requerimiento de pago a secas no equivale a una invitación a negociar. Conviene que el escrito proponga expresamente abrir una negociación, con una propuesta concreta (por ejemplo, pago en dos o tres plazos, o renuncia a los intereses si paga en un plazo corto).
• Debe identificar el objeto: qué facturas, qué importe, por qué concepto.
• Hay que poder probar la recepción. Por eso el burofax con certificación de contenido es la opción más segura.
• Si el deudor no responde en treinta días naturales desde que recibe la propuesta, se considera cumplido el requisito y puede acudir al juzgado.

Otra consecuencia de la reforma: si una parte rechaza sin justificación participar en el MASC, el juez puede tenerlo en cuenta a la hora de imponer las costas. Es un argumento más para hacerlo bien y dejar constancia de su buena fe.

Paso 3: el proceso monitorio

El monitorio está regulado en los artículos 812 a 818 de la Ley de Enjuiciamiento Civil. Sirve para reclamar deudas de dinero vencidas, exigibles y de cantidad determinada, acreditadas con documentos como facturas, albaranes o comunicaciones. Desde 2015 no tiene límite de cuantía.

Dónde y cómo se presenta

Se presenta ante la sección civil del tribunal de instancia del domicilio del deudor (artículo 813 de la LEC). Hay un formulario normalizado, y la petición puede hacerse sin abogado ni procurador sea cual sea la cuantía (artículo 814). Los autónomos, como personas físicas, no pagan tasa judicial. Las sociedades pueden tener que pagarla (modelo 696 de la Agencia Tributaria), salvo en peticiones de hasta 2.000 euros, que están exentas.

A la petición se adjuntan las facturas, los documentos que acreditan la relación y el justificante de haber intentado el MASC.

Qué pasa después

El juzgado requiere al deudor para que, en veinte días, pague o se oponga explicando por qué no debe la cantidad. A partir de ahí hay tres posibilidades:

1. Paga. Se archiva el asunto y usted cobra.
2. No hace nada. Se dicta decreto que pone fin al monitorio y usted puede pedir la ejecución, con embargo de cuentas, nóminas o bienes. Desde ese momento la deuda devenga además el interés de la mora procesal.
3. Se opone. El asunto pasa a juicio. Si la cantidad no supera 15.000 euros, se sigue por el juicio verbal y usted dispone de diez días para impugnar la oposición. Si supera 15.000 euros, tiene un mes para presentar demanda de juicio ordinario; si no lo hace, se archiva y puede ser condenado en costas.

¿Necesito abogado?

Para presentar la petición inicial, no. Para la oposición y el juicio posterior, la regla es la del juicio verbal: hasta 2.000 euros no es obligatorio abogado ni procurador (artículos 23 y 31 de la LEC); por encima, sí. Para la ejecución, si la cantidad supera 2.000 euros, también necesitará abogado y procurador.

Nuestra recomendación práctica: en deudas pequeñas y claras, el monitorio sin abogado funciona bien. Si la cantidad es relevante, si el deudor ha puesto pegas al trabajo o si es una empresa con asesoría jurídica, es mejor preparar el expediente con un abogado desde el principio, porque la oposición del deudor llega y conviene haber pensado ya la prueba.

Un límite importante: el domicilio del deudor

En el monitorio no cabe la notificación por edictos. Si el juzgado no localiza al deudor en los domicilios que usted facilita, el procedimiento termina y tendrá que acudir a un juicio declarativo. Por eso es tan importante tener una dirección actualizada antes de empezar.

Intereses de demora y los 40 euros de la Ley 3/2004

Cuando la factura es entre empresas o profesionales (no con consumidores), se aplica la Ley 3/2004, de medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales. Sus puntos clave:

• Plazo de pago: treinta días naturales desde la entrega de la mercancía o la prestación del servicio. Las partes pueden pactar más, pero nunca por encima de sesenta días naturales (artículo 4).
• Intereses automáticos: el deudor incurre en mora sin necesidad de requerimiento desde que vence el plazo (artículo 5).
• Tipo de interés: el tipo del Banco Central Europeo más ocho puntos, salvo pacto (artículo 7). Para el segundo semestre de 2026, el BOE de 1 de julio de 2026 lo fija en el 10,40 %.
• Indemnización por costes de cobro: 40 euros fijos por cada deuda, sin necesidad de probarlos, más los costes que superen esa cantidad y estén justificados (artículo 8).

Un ejemplo: una factura de 5.000 euros que se paga con 90 días de retraso durante el segundo semestre de 2026 genera 5.000 × 10,40 % × 90 / 365 = 128,22 euros de intereses, más 40 euros de indemnización. No es una fortuna, pero en facturas grandes o retrasos largos suma, y a menudo sirve como argumento en la negociación.

Son nulas las cláusulas que excluyan los intereses de demora o la indemnización, o que fijen plazos de pago abusivos para el acreedor. Lo vemos con frecuencia en condiciones generales de clientes grandes.

Si el deudor está en otro país de la UE: el monitorio europeo

Si su cliente tiene domicilio en otro Estado miembro (salvo Dinamarca), puede usar el proceso monitorio europeo del Reglamento (CE) 1896/2006. Se tramita con formularios normalizados (el A es la petición), no tiene límite de cuantía y no exige abogado. El deudor dispone de treinta días para oponerse; si no lo hace, el requerimiento europeo de pago se ejecuta en cualquier país de la UE sin trámites adicionales.

Según los criterios mayoritarios de los juzgados, el monitorio europeo no exige el MASC previo de la LO 1/2025. Para deudas de hasta 5.000 euros también existe el proceso europeo de escasa cuantía, útil si prevé que el deudor se va a oponer.

Cuánto tiempo tiene para reclamar: la prescripción

El plazo general para reclamar deudas derivadas de un contrato es de cinco años (artículo 1964.2 del Código Civil). Pero hay excepciones que afectan a muchos autónomos:

• Tres años (artículo 1967 del Código Civil) para cobrar los honorarios de abogados, procuradores y otros profesionales, y para el precio de géneros vendidos por comerciantes a quienes no son comerciantes.
• Entre empresas, para operaciones comerciales ordinarias, se aplica normalmente el de cinco años.

El plazo se interrumpe con una reclamación judicial, con una reclamación extrajudicial (el burofax) o con cualquier reconocimiento de la deuda por el deudor. Tras la interrupción, empieza a contar de nuevo. Por eso conviene no dejar pasar años entre reclamaciones y guardar todas las comunicaciones.

Ojo con un efecto de la reforma de 2025: si se equivoca con el MASC y la demanda se inadmite, puede perder tiempo valioso. Si la deuda está cerca de prescribir, actúe con margen.

Errores frecuentes al reclamar facturas

• Esperar demasiado. Cuanto más tiempo pasa, más difícil es cobrar: la empresa deudora puede entrar en concurso o quedarse sin bienes.
• Reclamar más de lo debido. Incluir conceptos discutibles en la petición da argumentos al deudor para oponerse a todo.
• No tener prueba del encargo. Una factura emitida por usted solo no prueba que el cliente pidiera el trabajo. Busque el presupuesto aceptado, el correo o el pedido.
• Hacer el MASC a medias. Un correo sin acuse o un requerimiento sin propuesta puede acabar en inadmisión.
• Seguir trabajando para un cliente que no paga sin dejar por escrito que la deuda anterior sigue pendiente.

Preguntas frecuentes

¿Puedo reclamar por monitorio una factura de 300 euros?

Sí. No hay cuantía mínima y, como autónomo, no paga tasa judicial ni necesita abogado para la petición. Si el deudor se opone, el juicio posterior por debajo de 2.000 euros tampoco exige abogado ni procurador, aunque puede contar con uno si lo prefiere.

¿El monitorio sirve si el deudor es un particular?

Sí, el monitorio vale para cualquier deudor. Lo que cambia es que no se aplica la Ley 3/2004 (que solo rige entre empresas y profesionales), así que reclamará el interés legal del dinero en lugar del de demora comercial. Además, el juez revisará de oficio si hay cláusulas abusivas en el contrato.

¿Y si el deudor está en concurso de acreedores?

Ya no puede iniciar un monitorio contra él. Debe comunicar su crédito a la administración concursal dentro del plazo previsto en la Ley Concursal, normalmente desde la publicación en el BOE.

¿Quién paga las costas del monitorio?

Si el deudor no se opone, no hay condena en costas en la fase monitoria, aunque sí en la ejecución posterior. Si se opone y pierde el juicio, normalmente se le condena en costas, con los límites que marca la LEC.

Si tiene facturas pendientes y quiere organizar bien la reclamación, en el despacho de Nieves Melero trabajamos a menudo con autónomos y pymes, como puede ver en nuestra página de asesoría jurídica para empresas y autónomos. La primera visita presencial es gratuita. Puede llamarnos al 636 52 38 75 o escribirnos desde contacto.